แบ่งปันไฟล์ MS-Office ผ่าน Skydrive

SkyDrive01ปกติเรามักส่งไฟล์เอกสาร ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel หรือ Powerpoint กันผ่านทางอีเมล์เป็นปกติกันอยู่แล้ว แต่อาจจะมีบางสถานการณ์ที่เราไม่อยากส่งเป็นไฟล์ไปให้ เช่นในกรณีครูบาอาจารย์ จะแจกไฟล์ให้นักศึกษาเอาไว้ใช้งาน หากต้องส่งเมล์ให้ น.ศ. 50 คนพร้อมกัน ท่านต้องขออีเมล์มา 50 รายชื่อ หรือกรณีที่จะให้ น.ศ. ส่งงานมาให้ ถ้าให้เขาทำการบ้านเป็นไฟล์ excel แล้วให้ต่างคนต่างส่งไฟล์มาทางเมล์ ถ้ามี น.ศ. สักร้อยคน ท่านคงต้องรับเมล์เป็นร้อยๆ เมล์ แล้วก็ต้องเปิดแต่ละเมล์ แล้ว save ไฟล์ที่แต่ละคนส่งมาไว้ในแฟ้ม แล้วค่อยเปิดไฟล์แต่ละไฟล์ด้วย MS-Excel

แม้จะมีอีกทางเลือกโดยปัจจุบันเฟสบุ้คเขาอนุญาตให้เราแจกไฟล์ได้ เราก็เพียงตั้งกลุ่มเฟสบุ้คขึ้นมา ให้ น.ศ. ของเราเข้าร่วมกลุ่ม แล้วแขวนไฟล์ไว้ในกลุ่มให้เขาเอาไปใช้ได้ แต่สถานะเฟสบุ้คมันจะเลื่อนลงไปเรื่อยๆ เรื่องใหม่ก็จะมาทับเรื่องเก่า นานๆ ไปก็หาไฟล์ที่แขวนไว้ไม่เจอ เพราะมันตกลงไปอยู่ด้านล่าง แม้จะปักหมุดไว้ให้อยู่ด้านบน แต่เราก็ใช่ว่าอยากจะให้เห็นไฟล์เดียวนี้อยู่ด้านบนตลอดกาล

ส่วนถ้าจะให้ลูกศิษย์ 50 คน ส่งไฟล์รายงานมาแขวนไว้ในกลุ่มเฟสบุ้ค เราก็จะมีสถานะอัพเดตของกลุ่มเป็น 50 แถว เรียงกันมาเป็นตับ คงไม่เป็นที่น่าอ่านสักเท่าไร และท่านอาจารย์ก็ยังต้องดาวน์โหลดไฟล์เหล่านั้นมาเก็บลงในเครื่องเพื่อเปิดอ่านอยู่ดี

เราจึงจะมาลองใช้ skydrive กัน

แจกไฟล์ Office

ถ้าท่านจะแจกไฟล์ ไม่ว่าจะเป็น word หรือ excel ให้ท่านเปิด web browser แล้วไปที่ https://skydrive.live.com/ ตามภาพด้านบนสุดของบนความนี้ จากนั้นลงชื่อเข้าใช้ ซึ่งผมคิดว่าแทบทุกคนบนโลกใบนี้ มีบัญชีไม่ hotmail ก็ outlook กันอยู่แล้ว

จากนั้นหากท่านไม่มีแฟ้มเอกสารใดๆ ก็จงสร้างมันขึ้นมาสักแฟ้ม อาจตั้งชื่อตามวิชาที่ต้องการแจกเอกสาร เสร็จแล้วก็อัพโหลดโยนไฟล์ที่ต้องการขึ้นไปไว้บน skydrive ใส่ไว้ในแฟ้ม

ท่านสามารถแบ่งปันแฟ้มเอกสารทั้งแฟ้ม หรือจะแบ่งปันเฉพาะไฟล์ก็ย่อมได้ โดยคลิ๊กขวาที่ icon ของแฟ้มหรือของไฟล์ที่จะแจก จะมีเมนูขึ้นมาดังภาพ

SkyDrive02

ตามภาพเป็นไฟล์ชื่อ spider_web.xlsx เมื่อคลิ๊กขวาจะมีเมนูขึ้นมา เราสามารถเลือกที่จะ Embed หรือฝังเนื้อหาจากไฟล์นี้ลงในหน้าเว็บใดก็ได้ ซึ่งเหมาะมากกับการเขียนเนื้อหาในเว็บบล๊อก ดังตัวอย่างหน้าเว็บนี้

http://surathai.wordpress.com/2012/03/16/distill-result/

เมื่อเราเลือก Embed จะมีตัวเลือกดังภาพ เราสามารถปรับแต่งรายละเอียดที่จะแสดงในหน้าเว็บได้ โดยเลือก Customize how this embedded workbook will appear to others (ในวงสีแดงในภาพล่าง)

SkyDrive03

ถ้าเป็น excel ที่มีกราฟฝังอยู่ในไฟล์ เราสามารถเลือกให้แสดงทั้งข้อมูลและกราฟ หรือแสดงเฉพาะกราฟก็ได้ ดังภาพ

SkyDrive04

แต่หากเราไม่มีเว็บไซต์ที่จะฝังเนื้อหาของไฟล์ เราก็เลือก Sharing หรือการแบ่งปันไฟล์ โดย skydrive จะสร้าง link ให้เรานำ link นี้ไปแจกให้ผู้อื่นสามารถเปิดอ่านไฟล์ได้ โดยท่านอาจนำไปแปะไว้บนหน้ากลุ่มเฟสบุ้ค หรือจะเป็นหน้า timeline เฟสบุ้คของท่านเอง หรือจะส่ง link ไปทาง Line ผ่านมือถือก็ยังได้

SkyDrive05

ากภาพ เมื่อเลือก Get a link จะมีตัวเลือกให้สร้าง link 3 แบบ คือ View only เฉพาะผู้ที่มี link จึงจะเปิดดูได้, View and edit ผู้ที่เปิดดูสามารถแก้ไขไฟล์ได้ด้วย และ Public คือให้ทุกคนสามารถค้นหาไฟล์นี้เจอและเข้ามาอ่านได้

รับไฟล์ออฟฟิศจากผู้ส่งจำนวนมาก

บทความนี้เขียนขึ้นมา ก็เพราะผมนั่งคิดหาวิธีที่จะให้ลูกศิษย์แต่ละคนส่งไฟล์การบ้านมาให้ โดยไม่ต้องรับอีเมล์จำนวน 50 เมล์ แล้วเปิดทีละเมล์ เซฟไฟล์ไว้อ่าน แล้วเปิดไฟล์ดูในคอมทีละไฟล์

ก็เลยทำดังนี้

  1. สร้างไฟล์ excel รายชื่อนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียน เว้นช่องว่างไว้สำหรับให้ น.ศ. เติม link ที่นำไปสู่การบ้านของเขา
  2. สั่งให้ไฟล์ดังกล่าว share แบบ view and edit
  3. นำ link ไปวางในกลุ่มเฟสบุ้คที่ให้ น.ศ. เข้าติดตามการเรียนการสอนอยู่แล้ว
  4. ให้นักศึกษาอัพโหลดไฟล์การบ้านขึ้น skydrive ของตนเอง และสั่ง share แบบ public
  5. ให้นักศึกษาเข้าไปที่ไฟล์ excel รายชื่อนักศึกษา และนำ public link นั้นไปใส่ในเอกสารในข้อ 1

ตอนนี้เมื่อผมเปิดไฟล์รายชื่อนักศึกษาขึ้นมา ก็สามารถกด link เข้าไปดูผลงานของ น.ศ. แต่ละคนได้บนหน้าเว็บ โดยไม่ต้องดาวน์โหลดอะไรเลย

คำถามสุดท้าย

อาจมีคนถามว่า ทำแบบนี้แล้ว จะไม่ทำให้นักศึกษาลอกงานง่ายขึ้น โดยเพียงนำไฟล์ที่เพื่อนสร้างขึ้นแล้ว มาเปลี่ยนชื่อแล้วอัพโหลดขึ้น skydrive ของตัวเองหรอกหรือ

ตอบง่ายๆ ว่าถ้าเขาคิดจะลอกกัน ต่อให้สั่งให้เขียนคัดลายมือมาอย่างสวยงาม เขาก็ลอกกันอยู่ดี

เกี่ยวกับ drcharoen

Professor
เรื่องนี้ถูกเขียนใน Technology และติดป้ายกำกับ , , , , , , คั่นหน้า ลิงก์ถาวร

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s